特定技能の届出まとめ【2026年版】所属機関・登録支援機関が出す書類と期限を一覧で解説

2026年10月5日

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「定期届出が年1回に変わったと聞いたが、何をいつまでに出せばいいのかわからない」「工場や店舗が複数あるが、届出は事業所ごとに必要なのか」。食品製造、外食、農業などで特定技能外国人を受け入れている企業では、こうした声が少なくありません。

特定技能外国人を受け入れる企業（特定技能所属機関）と登録支援機関には、出入国在留管理庁（入管庁）への届出義務があります。届出が適正に行われないと、新たな受入れが認められなくなる可能性があります。登録支援機関の場合は、登録の取消しにつながるおそれもあります。

2026年4月提出分からは定期届出が年1回に統合され、様式や添付書類も新しくなりました。本記事では、入管庁が公表している情報をもとに、「誰が・いつ・何を出すのか」を表と年間スケジュールで整理します。

この記事でわかること

特定技能の届出の全体像（定期・随時・登録支援機関）と早見表
年1回になった定期届出の対象期間・提出期間・提出書類
登録支援機関に支援を全部委託している場合の取りまとめ方
所属機関の随時届出6種類と、受入れ困難届出の起算日
登録支援機関の届出と特異事案報告
定期届出でよくある誤りと、届出を怠った場合のリスク

※制度や様式は改定されることがあります。最新の情報は、必ず出入国在留管理庁等の公的発表をご確認ください。

1. 届出の全体像：誰が・いつ・何を出すか【早見表】

特定技能の届出は、大きく次の3系統に分かれます。

届出	届出者	提出時期	主な内容・様式
定期届出	所属機関	毎年4月1日〜5月31日（前年4月1日〜3月31日分）	受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）、別紙1、別紙2、所属機関に関する書類
定期届出（登録支援機関分）	登録支援機関	同上（所属機関を経由して提出）	支援実施状況の情報提供と署名。支援の全部を受託している場合のみ
随時届出（所属機関）	所属機関	事由が生じた日から14日以内	雇用契約、支援計画の変更、支援委託契約、受入れ困難、基準不適合、支援計画の実施困難など（第3-1〜3-7号系）
随時届出（登録支援機関）	登録支援機関	事由が生じた日から14日以内（再開は1か月前まで）	登録事項変更、休止・廃止、再開
随時報告（登録支援機関）	登録支援機関	特異事案を把握したとき	支援計画の実施における特異事案報告（第4-3号）

提出先は、電子届出システム（推奨）か、届出者の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局です。電子届出には事前の利用者登録が必要です。この登録は、後述する定期届出の添付書類を省略するための条件の一つにもなっています。

2. 所属機関の定期届出（年1回）

対象期間と提出期間：2026年4月から年1回に

定期届出は、対象期間（4月1日〜翌年3月31日）に特定技能外国人の受入れが1日でもあった場合に、翌年度の4月1日〜5月31日に提出します。5月31日が土日祝日の場合は、翌開庁日が期限です。従来の四半期ごとの届出は2025年4月提出分で終了し、2026年4月提出分から年1回の届出になりました。

提出する年	対象期間	提出期間
2026年	2025年4月1日〜2026年3月31日	2026年4月1日〜5月31日（提出済み）
2027年	2026年4月1日〜2027年3月31日	2027年4月1日〜5月31日

提出が必要な場合・不要な場合

提出が必要なケース

対象期間中に、1号・2号を問わず特定技能外国人を1日でも受け入れていた場合
3月31日に受入れを開始した場合（翌日からの提出期間に提出）
1号特定技能外国人が全員2号に移行し、1号の受入れがなくなった場合（2号には支援義務がないため、2号のみの場合は支援実施状況の記載は不要）

提出が不要なケース

対象期間中に受入れがなかった場合（例：4月1日に受入れを開始した企業は、その年の5月31日までの届出は不要で、翌年に提出）
所属機関が倒産・廃業しており、作成・提出ができない場合

なお、「受入れ開始日」は雇用契約の開始日ではありません。原則として、在留資格「特定技能」で上陸許可を受けた日、または在留資格変更許可を受けた日です。報告対象人数は、この日を基準に、対象期間中に受け入れていた人をすべて数えます。途中入社・途中退職の人も各1名とし、同じ人を期間中に再雇用した場合は1名として扱います。

提出方法：本社がまとめて1通、電子届出を推奨

工場・店舗など複数の事業所で受け入れている場合は、法人番号が指定されている法人（本社）が、全事業所分を1つの届出書にまとめて提出します。事業所ごとの提出はしません。
電子届出システムでは、所属機関のアカウントでログインして提出します。登録支援機関のアカウントからは提出できません。
郵送・持参の場合は、登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局・支局の特定技能担当部門が宛先です。

提出書類

書類	内容・注意点
受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）	所属機関の基本情報、報告対象人数（1号・2号別）、労働条件等の月平均値、支援の実施状況、担当者・署名欄
同別紙1	外国人ごとの受入れ・活動状況と支援実施状況。事業所ごとに作成し、本社が取りまとめて添付。報酬の支払方法で「それ以外の方法」を選んだ場合は報酬支払証明書（参考様式第5-7号）が必要
同別紙2（署名欄）	支援の全部を委託している登録支援機関の署名欄。電子届出では、全部委託先すべての署名を受けた別紙2をスキャンして添付。郵送・持参で1つの登録支援機関に全部委託している場合は、届出書本体の署名欄に記載すれば別紙2は不要
特定技能所属機関に関する書類	誓約書、所属機関概要書、登記事項証明書（法人）、役員の住民票の写し、労働保険料・社会保険料の納付資料、納税証明書（その3）、法人住民税等の納付資料など

添付書類を省略できる「一定の基準」

次の3つをすべて満たす所属機関は、書類省略に当たっての誓約書（参考様式第1-29号）と基準を満たすことがわかる書類を提出することで、上記の「所属機関に関する書類」の提出を省略できます。ただし、地方出入国在留管理局から求められた場合は提出が必要です。

過去3年間に、指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないこと
在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っていること（事前の利用者登録が必要）
次のいずれかに該当すること
- 日本の証券取引所に上場している企業
- 保険業を営む相互会社
- イノベーション創出企業
- 一定の条件を満たす企業等
- 前年分の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人
- 特定技能所属機関として3年間継続した受入れ実績があり、過去3年間債務超過となっていない法人

中小企業でも、最後の「3年間の受入れ実績＋債務超過なし」に当てはまれば省略の対象となり得ます。そのためにも、電子届出の利用者登録は早めに済ませておくと、毎年の事務負担の軽減が期待できます。

記載のポイントとよくある誤り

入管庁は「よくある誤り集」を公表しています。特に間違えやすい項目は次のとおりです。

項目	正しい記載	よくある誤り
報告対象人数	期間中に1号から2号へ変更した人は2号として数える	1号と2号の両方に数える
労働条件等（月平均）	受入れを開始・終了した月は含めずに平均を算出。雇用期間が1か月未満の区分は0を記載し、備考に「1か月未満」と記載	途中入社の月を含めて平均が下がる、空欄のままにする
超過労働給与額	時間外手当の全額（1.25倍分）を記載	割増分（0.25倍部分）だけを記載する
指定項目以外の手当	手当名は修正せず、「きまって支給する現金給与額」に合算	手当名を書き換えて金額を入れる
賞与等特別給与額	支払われた人数で割った平均額	受入れ人数全員で割る
昇給率	同一の在留資格で2年以上継続して受け入れている人がいる場合のみ記載。昇給なしは「0%」、5%上がれば「5.0%」	「100%」「105%」と記載する
支援の実施状況	1人でも全部委託があれば「支援の全部委託あり」。一部委託のみなら「自社支援のみ」	一部委託を「全部委託」として記載する
氏名又は名称	法人番号が指定されている本社の名称（「株式会社」も省略しない）	事業所名・工場名を書く

登録支援機関に全部委託している場合の取りまとめ

支援の全部を登録支援機関に委託している場合、登録支援機関は所属機関を経由して支援実施状況を届け出ます。所属機関は、受入れ・活動状況を自ら作成します。そのうえで、登録支援機関から別紙1の「支援の実施状況」部分の情報提供を受けて取りまとめ、別紙2の署名を得て提出します。複数の登録支援機関に委託している場合は、登録支援機関ごとに取りまとめます。

対象期間中に委託先を変更した場合や、自社支援に切り替えた場合は、期間を分けて取りまとめます。たとえば、7月15日に委託先を変更し、10月15日に自社支援へ切り替えた場合は、次のように1年分をまとめて提出します。

4月1日〜7月14日：旧委託先の支援実施状況
7月15日〜10月14日：新委託先の支援実施状況
10月15日以降：自社の支援実施状況

3. 所属機関の随時届出（14日以内）

随時届出は、次の事由が生じた日から14日以内に所属機関が届け出ます。登録支援機関に支援を委託していても、随時届出を登録支援機関が代わりに提出することはできません。

番号	届出事由	様式	注意点
(1)	特定技能雇用契約の内容変更・終了・新たな締結	参考様式第3-1-1号／第3-1-2号	「新たな締結」は、契約終了後に在留期限内で同じ所属機関と再契約した場合など。軽微な変更で届出不要となる場合の取扱いも入管庁が公表している
(2)	支援計画の変更、支援責任者・担当者の変更、委託先の変更、自社支援への切替え	参考様式第3-2号	2027年4月の支援体制要件の改正に伴い、支援責任者等を再選任する場合もこの届出の対象
(3)	支援委託契約の変更・終了・締結	参考様式第3-3-1号／第3-3-2号	登録支援機関の変更時は(2)と(3)の両方が必要になることが多い
(4)	受入れの継続が困難となった	参考様式第3-4号	所属機関都合の退職、病気・けが、行方不明、死亡など
(5)	特定技能基準省令の基準を満たさなくなった	参考様式第3-5号	報酬・法令遵守・欠格事由などの基準不適合
(6)	支援計画の実施が困難になった	参考様式第3-7号	支援担当者の退職などで支援体制を維持できなくなった場合

受入れ困難届出の「14日」はいつから数えるか

(4)の受入れ困難届出は、実際に退職した日ではなく、退職または1か月以上活動できない原因となる事由が生じた日から14日以内が期限です。入国後や在留資格変更後に、次のような理由で1か月以上活動ができなくなる場合も対象になります。

生産ラインの縮小
業務中・私生活上の病気やけがによる休業
妊娠・出産・育児のための休業

「退職日から14日」と誤解して期限を過ぎてしまうケースが多い届出です。退職の申出があった時点や、休業が1か月以上に及ぶと見込まれた時点を起算点として考えるのが安全です。判断に迷う場合は、入管庁の随時届出Q&Aを確認するか、早めに行政書士などの専門家へ相談しましょう。

4. 登録支援機関の届出（定期・随時・随時報告）

定期届出：所属機関を経由して提出

所属機関から支援の全部を受託している登録支援機関は、定期届出の対象です。ただし、提出自体は所属機関が行います。登録支援機関は、次の2点を作成して所属機関に提供します。

別紙1の支援実施状況部分（経由する所属機関、支援対象外国人の氏名・生年月日・性別・国籍・在留カード番号の確認、登録支援機関名の記載）
別紙2（署名欄）。電子届出以外で、所属機関が1つの登録支援機関に全部委託している場合は不要

所属機関から登録支援機関の支援状況が提出されない場合、登録支援機関の登録が取り消されることがあります。委託元が期限内に提出したかを確認する運用が欠かせません。

随時届出：登録事項変更・休止廃止・再開

番号	届出事由	様式	注意点
(1)	登録事項の変更（名称、住所、役員、支援責任者、支援業務を行う事務所など）	登録事項変更に関する届出書（別記第29号の16様式）＋登録支援機関概要書（参考様式第2-2号）	概要書は変更箇所のみ記載し、英語表記欄も記載
(2)	支援業務の休止・廃止	参考様式第4-1号	委託元への事前連絡と、所属機関側の支援委託契約終了の届出（第3-3-2号）が連動する
(3)	支援業務の再開	参考様式第4-2号	再開予定日の1か月前までに提出

随時報告：特異事案報告

外国人の行方不明、所属機関による法令違反の疑い、支援の実施に重大な支障が生じた場合など、特異な事案を把握したときは、「支援計画の実施における特異事案報告」（参考様式第4-3号、別紙）で報告します。これは「届出」とは区別された「報告」です。

5. 年間スケジュール（所属機関・登録支援機関）

時期	所属機関	登録支援機関
通年	随時届出を事由発生から14日以内に提出。電子届出の利用者登録・オンライン申請の利用申出を済ませておく	登録事項変更・休止廃止は14日以内、再開は1か月前。特異事案は把握次第報告
1〜2月	定期届出の準備開始。事業所ごとの別紙1の作成担当を決め、賃金台帳・出勤簿から月平均値を算出	委託元ごとに支援実施状況を整理。定期面談の記録などを確認
3月	納税証明書・社会保険料納付資料などを取り寄せ。書類省略の「一定の基準」に該当するか確認	別紙1・別紙2を委託元に提供
4月1日〜5月31日	定期届出を提出（本社が1通にまとめて電子届出）。登録支援機関の署名（別紙2）を添付	委託元が期限内に提出したかを確認
6月以降	入管からの確認連絡・追加資料の要求に対応。翌年度に向けて記録の付け方を見直す	同左

6. 届出を怠った場合のリスク

受入れの停止： 届出が適正に履行されていない場合、新たな特定技能外国人の受入れ（在留資格認定証明書の交付、変更・更新の許可）が認められなくなる可能性があります。
登録の取消し： 所属機関から登録支援機関の支援状況が提出されない場合、登録支援機関の登録が取り消されることがあります。
基準不適合の発覚： 定期届出の内容から基準を満たしていないことがわかり、改善されない場合、受入れは原則認められません。
罰則： 入管法上の届出義務違反（届出をしない、虚偽の届出をする）は、罰則の対象となり得ます。

届出書は誰が作成できるのか

届出書は「官公署に提出する書類」にあたります。所属機関が提出義務を負う定期届出・随時届出は、所属機関の役職員が自ら作成するか、行政書士に依頼して作成します。登録支援機関が報酬を得て所属機関の届出書を作成することは、2026年1月施行の改正行政書士法により、違法となるリスクがあります。

当メディアは情報発信・紹介窓口であり、届出書やビザ申請書類の作成・提出を代行するものではありません。書類作成が必要な場合は、行政書士などの有資格者へご相談ください。

7. よくある質問

Q. 2号特定技能外国人しか受け入れていません。定期届出は必要ですか？

必要です。2号も届出の対象です。ただし、2号には支援義務がないため、支援実施状況の記載は不要です。

Q. 事業所が3つあります。事業所ごとに定期届出を出すのですか？

届出書（第3-6号）は本社が1通にまとめて提出します。ただし、別紙1は事業所ごとに作成し、本社が取りまとめて添付します。

Q. 登録支援機関に電子届出で定期届出を出してもらえますか？

できません。電子届出は所属機関のアカウントでログインして提出する必要があります。登録支援機関は、別紙1の支援実施状況と別紙2の署名を所属機関に提供する立場です。

Q. 支援の一部だけを登録支援機関に委託しています。「支援の全部委託あり」になりますか？

いいえ。一部のみの委託は「自社支援のみ」を選択します。1人でも全部委託している外国人がいれば「全部委託あり」です。なお、2027年4月からは、一部委託の委託先も登録支援機関に限定される予定です。詳細は入管庁の公表をご確認ください。

Q. 特定技能外国人が自己都合で退職しました。受入れ困難届出は必要ですか？

受入れ困難届出は、所属機関都合の退職や病気・行方不明など、受入れの継続が困難になった場合の届出です。自己都合退職の場合は、雇用契約の終了に関する届出（第3-1-2号）が必要です。いずれの場合も、事由が生じてから14日以内に届け出る必要があるため、事実関係を確認して該当する様式で提出してください。

Q. 定期届出の期限を過ぎてしまいました。どうすればよいですか？

速やかに提出してください。未提出のままでは受入れが認められなくなるおそれがあります。遅れた理由を備考欄に記載し、次回以降の管理体制を整えることが大切です。個別の判断は、管轄の出入国在留管理局や行政書士にご確認ください。

まとめ：即戦力外国人材の採用と定着なら「スキルディッシュ」がおすすめ

特定技能の届出は、次の3系統で整理すると全体像をつかみやすくなります。

所属機関の定期届出（年1回、4月1日〜5月31日）
所属機関の随時届出（事由発生から14日以内）
登録支援機関の届出・随時報告

定期届出の提出者は常に所属機関で、本社が1通にまとめます。別紙1は事業所ごとに作成し、支援を全部委託している場合は登録支援機関の署名（別紙2）が必要です。随時届出は登録支援機関に代行させることができず、受入れ困難届出の14日は「事由が生じた日」から数えます。電子届出の利用者登録を早めに済ませておけば、添付書類の省略にもつながります。

届出を滞りなく進めるには、受入れ前の段階から、現場の実態に合った人材選びと受入れ後の支援体制を整えておくことが欠かせません。食品・外食・農林水産分野で特定技能人材の採用や定着を検討するなら、業界に特化した支援サービスの活用も選択肢になります。

💡 スキルディッシュをおすすめする3つの理由

食品業界特化型外国人材総合支援サービス「スキルディッシュ」は、次の点で採用担当者・経営者の皆さまをサポートします。

現場理解・日本語能力を備えた「特定技能」即戦力人材が充実
食品製造や外食の現場を理解し、一定の日本語能力を備えた特定技能人材との出会いが期待できます。入社後のミスマッチを減らす採用につながります。
食品・外食・農林水産などの業界特有の労務・現場条件に精通
シフト勤務、衛生管理、繁忙期の労働時間など、業界特有の事情を踏まえたご相談が可能です。届出の記載で迷いやすい賃金・労働条件の整理にも役立ちます。
ビザ申請・行政手続きから採用後の定着フォローまでワンストップ支援
在留資格に関する手続きから採用後のフォローまで、窓口を一本化してご案内します。※手続きは、法令に基づく許可・届出を受けた提携事業者・有資格者が実施します。

※在留資格（ビザ）の申請手続きおよび職業紹介は、法令に基づき許可・届出を受けた事業者・有資格者が実施します。ビザの可否は出入国在留管理庁等の審査機関の判断によるものであり、許可を保証するものではありません。

「次の定期届出に向けて体制を整えたい」「2027年4月の制度移行を見据えて採用計画を見直したい」という企業様は、まずはスキルディッシュへお気軽にお問い合わせください。貴社の現場に合った外国人材の採用・受入れ体制づくりをご案内します。

参考資料

出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出」
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/nyuukokukanri10_00002.html
出入国在留管理庁「特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況に係る届出（定期届出）作成要領」（2026年1月公表）
https://www.moj.go.jp/isa/content/001454514.pdf
出入国在留管理庁「特定技能制度の定期届出のルール変更に関する広報・周知用リーフレット」
https://www.moj.go.jp/isa/content/001441278.pdf
出入国在留管理庁「定期届出でよくある誤り集」
https://www.moj.go.jp/isa/content/001461951.pdf
出入国在留管理庁「特定技能所属機関・随時届出Q&A」
https://www.moj.go.jp/isa/content/001386304.pdf
出入国在留管理庁「特定技能関係の申請・届出様式一覧」
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/10_00020.html

※最新の法改正・様式変更については、出入国在留管理庁等の公的発表をご確認ください。本記事は2026年10月5日時点の公表情報に基づいています。

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フード採用編集部

食品・飲食・農林水産業界に特化した外国人採用・労務管理の専門メディア編集部。特定技能や育成就労制度の最新動向をはじめ、面接・労働条件説明の実務ノウハウ、助成金活用、入社後の定着支援まで、現場の課題解決に直結する情報を発信。「分かりやすく、実務で使える」をモットーに、企業の人手不足解消と外国人材の活躍をサポートしています。